Success story

Hewlett-Packard, Japon

Présentation de la société

Hewlett-Packard est un fournisseur mondial de solutions technologiques destinées aux consommateurs, entreprises et institutions. Son portefeuille de produits décline aussi bien infrastructures informatiques, ordinateurs personnels, qu'imagerie et impression.

Le Proposal Center de HP Japon consiste en une équipe d'ingénieurs technico-commerciaux qui assistent efficacement la Division commerciale dans la préparation des offres clients. L'objectif prioritaire de ce Proposal Center est d'améliorer la satisfaction du client et de répondre un à un aux petits problèmes quotidiens des clients par des offres de qualité.

Le défi

L'équipe du Proposal Center se consacre à la création de documents simples d'offres à réelle valeur ajoutée pour les clients HP. Il est capital que ces offres parviennent promptement aux intéressés. C'est pourquoi l'équipe recherche sans relâche à améliorer l'efficacité de sa préparation.

Pour faciliter la compréhension de ses offres et leur convier un aspect professionnel, le côté visuel doit être renforcé. Ainsi de nombreux graphiques y sont incorporés. De ce fait, les fichiers correspondants peuvent facilement atteindre plusieurs méga-octets.

Il est souvent difficile d'envoyer des fichiers volumineux comme ceux-ci par courrier électronique, car ils peuvent être rejetés par le serveur de messagerie du client. Même si la transmission du fichier est réussie, sa réception peut être laborieuse pour le client. Par courtoisie pour celui-ci, le volume des pièces jointes ne devrait pas excéder certaines proportions, sans sacrifier bien sûr clarté ni qualité.

La stratégie

En raison des délais, compétences et efforts requis, il n'était pas envisageable à long terme de réduire les fichiers d'offres en optimisant manuellement les graphiques incorporés. HP Japon a donc opté pour le déploiement de NXPowerLite Desktop Edition pour tous les ingénieurs technico-commerciaux.

Les résultats

Tous les ingénieurs technico-commerciaux optimisent maintenant leurs offres avec NXPowerLite avant de les envoyer aux clients. Les fichiers de petite taille ont permis aux clients de recevoir et d'afficher plus facilement leurs offres, sans que la qualité ne soit compromise. Les clients s'en sont sentis plus satisfaits.

Avantages supplémentaires

NXPowerLite a amélioré la productivité en matière de préparation des offres. Les ingénieurs technico-commerciaux n'ont plus besoin de perdre du temps à réduire manuellement les graphiques avant de les insérer dans leurs offres.

Il est désormais facile aux ingénieurs technico-commerciaux respecter les normes de qualité en spécifiant les réglages de compression à utiliser lors de l'optimisation de leurs offres.

L'efficacité de la communication s'est améliorée. Pendant la préparation des offres, les intéressés s'envoient des versions intermédiaires par courrier électronique. Préalablement, de tels échanges étaient frustrants. En outre, NXPowerLite a maximisé l'efficacité de ressources sur le réseau interne ; les petits fichiers sont un plus léger fardeau pour le réseau.

Enfin, NXPowerLite a considérablement diminué les besoins en stockage et sauvegardes. En réduisant la taille des fichiers, la capacité disque du serveur a augmenté et la durée des sauvegardes s'est écourtée.

Conclusion

NXPowerLite a contribué à améliorer la satisfaction client et l'efficacité dans de nombreux domaines. Les ingénieurs technico-commerciaux peuvent se concentrer sur la préparation des offres sans se préoccupper de la taille des fichiers. Les offres peuvent circuler facilement et rapidement d'entre les parties concernées.

En réduisant les fichiers de plusieurs méga-octets à quelques centaines de kilo-octets, HP Japon peut les envoyer à ses clients en toute tranquillité d'esprit.

De surcroît, puisque les fichiers optimisés conservent leur format d'origine, les clients peuvent aisément les ouvrir sans recourir à un afficheur ou à un utilitaire de décompression particuliers.